สร้าง Google Forms ให้รับการลงทะเบียน

เคยไหมครับที่อยากจะสร้างแบบฟอร์มแค่ให้รับการลงทะเบียน การสั่งซื้อสินค้า แต่ไม่อยากไปลงทุนจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาให้วุ่นวาย แถมจะแก้ไขเองก็ลำบาก วันนี้ผมจะมาสอนการสร้าง Google Forms เอาไว้ใช้เอง จะแชร์บน Facebook หรือสื่อโซเชียลอื่นๆเพื่อให้ผู้ใช้มากรอกก็ได้ ทั้งยังมีระบบการแจ้งเตือนผ่านทาง Email รวมถึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเก็บเป็นแฟ้ม Excel หรือ CSV ก็ได้ด้วย แน่นอนว่าคุณต้องมี Email ของ Gmail ก่อนนะครับถ้ามีอยู่แล้วก็เริ่มกันได้เลย

1. เข้าไปที่ docs.google.com ซึ่งเป็นบริการ Cloud เพื่อเอาไว้สร้าง Document หรือ เอกสารของ Google จากนั้นเปิดแถบเมนูทางด้านซ้ายแล้วเลือก Forms

2. ก็จะเข้าสู่หน้า Dashboard ของ Google Forms ครับ

3. จากนั้นกดปุ่ม + เพื่อสร้างแบบฟอร์มใหม่ ก็จะเห็นแบบฟอร์มเปล่าๆ

4. แก้ไข Title และ Description เป็นหัวเรื่องและคำบรรยายตามที่เราต้องการ

5. เมื่อกดที่รูปจานสีด้านบนจะเห็น Theme Options สามารถแก้สีสันได้

6. Choose Image เพื่อเปลี่ยนรูปภาพส่วนหัวด้านบน

7. หรือจะเลือกรูปที่มีอยู่แล้วก็ได้

8. THEME COLOR หรือชุดสีจะเปลี่ยนตามภาพที่เลือก แก้ Title ของคำถามแรกและเปลี่ยนประเภทให้เป็น Short answer

สังเกตว่า Google Forms ฉลาดพอที่จะกำหนดประเภทของคำตอบให้เป็น Short answer อัตโนมัติโดยดูจาก Title ของคำถามซึ่งในตัวอย่างนี้คือ "ชื่อและนามสกุล"

9. เปิดสวิตซ์ Requied ด้านล่างขวาของคำถามเพื่อที่ผู้กรอกจะเว้นว่างไม่ได้

10. กดปุ่ม Duplicate ที่ด้านล่างขวาของคำถามแรก

11. Google Forms จะทำการคัดลอกคำถามนั้นมาอีกชุด จากนั้นให้แก้ประเภทเป็น Paragraph 

สังเกตว่า Google Forms จะฉลาดพอที่จะเปลี่ยนประเภทของคำถามที่สองให้เป็น Paragraph โดยอัตโนมัติหากเป็น "ที่อยู่"

11. ทำการคัดลอกโดยกด Duplicate อีกครั้ง แก้ Title เป็นทราบข่าวจากที่ไหน

สังเกตว่า Google Forms จะฉลาดพอที่จะเปลี่ยนประเภทของคำถามที่สองให้เป็น Multiple choice โดยอัตโนมัติหากเป็น "ทราบข่าวจากที่ไหน"

12. ใส่คำตอบแรกและ Add option เพื่อเพิ่มชุดคำตอบ

13. กด ADD 'OTHER' เพื่อเพิ่มคำตอบอื่นๆ

14. กด Duplicate อีกครั้งเพื่อคัดลอกคำถาม ทำการแก้ Title และชุดคำตอบ

15. เปลี่ยนประเภทของคำถามเป็น Checkboxes เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ตอบได้มากกว่าหนึ่งข้อ

16. กด X เพื่อลบคำตอบที่ไม่ต้องการ

ก็เป็นอันว่าเสร็จสิ้นสำหรับ Google Forms เพื่อรับการลงทะเบียนแบบง่ายๆกันแล้วนะครับ

Tool Box

ทีนี้มาดูชุดเครื่องมือต่างๆที่เอาไว้สร้างคำถามแทนการกด Duplicate การดึงคำถามที่เคยทำไว้ใน Google Forms อื่นๆมาใช้อีกครั้ง การแทรกภาพ แทรกวีดีโอ รวมถึงการแบ่ง Section หากกรณีที่แบบฟอร์มของเรามีหลายหน้ากันครับ

1. Add Question ใช้แทนการกด Duplicate ครับซึ่งผลลัพท์ก็จะคล้ายกับที่เราทำกันมาด้านบน

2. Import Questions การนำคำถามที่เราเคยทำแล้วใน Google Forms อื่นมาใช้อีกครั้ง

เลือก Google Forms ที่ต้องการนำคำถามเข้ามาใช้

แสดงรายการคำถามทั้งหมดของ Google Forms นั้น

เลือกมาสักคำถาม

คำถามจะถูกนำเข้ามาใช้ในตำแหน่งที่เพิ่ม

3. Add Image การแทรกภาพประกอบลงไป สามารถ Upload รูปภาพของเราขึ้นไปใช้ได้ทันที

ภาพจะปรากฏในตำแหน่งที่เพิ่ม

4. Add Video การแทรกวีดีโอบน youtube

ค้นหา Clip วีดีโอจาก youtube เพื่อมาแสดง

ก็จะเห็น Clip บน youtube ถูกวางลงในตำแหน่งที่ต้องการ

5. Add Section การตัดแบ่งหน้าในกรณีที่แบบฟอร์มเราเริ่มยาวนั่นเองครับ

ก็จะเห็น Section ที่ 2 ถูกแบ่งออกมา

Section Dropdown Menu เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการ Section โดยเฉพาะ


Responses

เมื่อมีผู้ใช้กรอกแบบฟอร์มของเราแล้วกด SUBMIT เข้ามา ข้อมูลที่พวกเขากรอกจะถูกมากองรวมกันที่ตรงนี้ ซึ่งเราสามารถจัดการได้เช่นการ Download มาเป็น Excel

Accepting Responses อย่าลืมเปิดสวิตซ์ตรงนี้

Create Spreadsheet เพื่อ Download ออกมาเป็นแฟ้ม Excel ครับ

Responses Dropdown Menu แสดงเครื่องมือต่างๆสำหรับ Responses ให้เช็ค Get email notifications for new responses เพื่อที่เราจะได้รู้ทันทีผ่าน Email เมื่อมีคน SUBMIT แบบฟอร์มครับ

Download CSV เป็นนามสกุลที่เอาไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลโดยเครื่องมืออื่นๆได้ง่าย

ทีนี้ลอง Preview เพื่อดูตัวอย่าง Google Forms แบบเดียวกับที่ผู้ใช้จะได้เห็น

Preview หน้าแรก

กดปุ่ม Next

หน้าที่สอง

ปุ่ม SUBMIT

Setting การตั้งค่าเช่นกำหนดสิทธิที่ Google Forms จะอนุญาตให้ใครได้ใช้บ้าง

Uncheck Restrict เอาเช็ค Restrict to users... ออกเพื่อที่แบบฟอร์มของเราจะได้ใช้ได้กับทุกคน

Presentation รูปแบบต่างๆ เช่นการสุ่มลำดับของคำถามขึ้นมาแสดง

More เมนูอื่นๆเพิ่มเติม


Make a copy หากเราต้องการนำแบบฟอร์มนี้ไปใช้ในงานอื่นๆ เช่นอาจจะแก้ไขแค่ Title จะได้ไม่ต้องเสียเวลาทำกันใหม่ครับ


ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้ ผมหวังเป็นอย่างยิ่งที่จะนำประโยชน์ของ Google Forms ไปประยุกต์ใช้ได้ด้วยตัวเองนะครับ เราอยู่ในยุคที่มีบริการ Cloud สำเร็จรูปให้ใช้เยอะแยะมากมายโดยที่ไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบเอง นั่นเป็นข้อดีที่ผู้ประกอบการรายย่อยจะได้มีโอกาสเข้าถึงลูกค้ามากขึ้นผ่านเครื่องมือพวกนี้ซึ่งมีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ แบบฟอร์มที่ผู้ใช้กรอกมาก็ไม่สูญหายไปไหน ทำให้เข้าถึงตลาดเฉพาะกลุ่มได้ทั่วโลก

คราวหน้าผมจะเล่าถึงวิธีการนำ Google Forms ไปใช้งานร่วมกับแชทบอทครับ ^^